Эксперт Айсорс – в новом «Сезоне MDM»

Краткие тезисы спикера Айсорс
 
Вне зависимости от размеров справочника у эффективного инструмента всегда единый набор признаков – это классификатор, шаблоны, справочники, словари признаков и значений, алгоритмы и маски наименований.
 
Классификатор справочника – древо, на котором размещаются все позиции.
 
У каждой категории справочника всегда есть свои параметрические шаблоны. Шаблон – это правило, по которому формируются наименования, он должен быть на всех данных. На самых простых справочниках может быть 1-2 шаблона, на справочниках для МТР в среднем проекте – 2 000, в больших проектах количество шаблонов доходит до 7 000. Если у компании диверсифицированный бизнес, то параметрических шаблонов может быть порядка 20 000.
 
Характеристики шаблонов связываются с вспомогательными справочниками – например, со справочником адресов, нормативных документов, банковских счетов и другими. Чтобы справочник был в порядке, важно регулярно вести словарь признаков – он обязательно должен располагаться в MDM. Это позволяет гибко управлять данными и в любой момент получать нужную информацию – например, признак «Производитель» можно связать с централизованным справочником контрагентов и тем самым дать возможность выбора производителя из заранее проверенного и утвержденного перечня.
 
Словари значений помогают получить любую аналитику – например, по форме собственности, если мы говорим о справочнике контрагентов.
 
Алгоритмы и маски с построением наименований помогают собирать информацию, в том числе с интегрированными системами. Например, поиск может проходить по полному или укороченному названию, официальному или аббревиатуре.
 
Справочники МТР – самые сложные. При их создании важно отталкиваться от предметно-сырьевой структуры. Отдельно сырьевой и предметный классификаторы для качественного справочника МТР не подходят. Несколько лет назад ОКПД2 часто использовался как основной классификатор, однако эта идея себя изжила, т.к. ОКПД2 имеет чёткую сырьевую направленность.
 
Начинать работу над справочниками с нормализации нельзя: нужно начинать с методики и классификатора. Сначала всегда правила и структура, затем правила для справочника (шаблоны), а потом уже нормализация данных.
 
Перед запуском проекта нужно ответить на 3 вопроса: зачем, какими инструментами и кто будет держателем процесса?
Перед запуском проекта нужно чётко ответить на вопрос: какая цель и какие результаты важно получить. Мало создать справочники: нужно понять, как их использовать в будущем. Это аналитика для руководства, оптимизация складских остатков или что-то другое. От этих задач зависят подход и решение, как справочник будет выстраиваться, какие алгоритмы будут создаваться на уровне шаблонов.
Второе. НСИ существует как продукт. Важно понимать: какие внутренние системы будут задействованы, кто будет поддерживать справочник, можно ли поставить коробочное решение. После ответов на эти вопросы можно подбирать MDM-продукт.
Третье. Справочник станет постоянным элементом работы, и его нужно поддерживать. Нужно принять ситуацию, что со справочником должна работать команда или выделенная единица. Также нужно определять владельцев справочников – бизнес- и технических.
 
После внедрения и модернизации справочник поменяет жизнь в компании – закупки, аналитику, планирование и другие процессы.
 
В справочнике контрагентов важно выделить отделы, которые используют услуги, указать ответственных контактных лиц и прописать, какие вопросы они закрывают внутри компании (помимо классических контактных и юридических данных организации). Так рождается дополнительный связанный справочник вопросов, которые закрываются. Важно выделить также признак – лицо, принимающее решение.
 
Методологии есть разные: готовые отраслевые и индивидуально разработанные под компанию в ходе проекта. Можно методологию создать самостоятельно. При выборе готовой отраслевой методологии нужно помнить, что есть технические нюансы, которые нужно будет адаптировать.
 
Определение уровня иерархии. Количество уровней зависит от систем, с которыми работает клиент. Чем жёстче система по требованиям, тем глубже классификатор, так как часть данных выносится на уровень структуры.
 
Параметрические шаблоны. В чистом виде готовые шаблоны использовать в других компаниях чаще всего не получается. Даже если сферы схожие, корректировки всё равно будут. При их разработке всегда нужно участие закупщиков и производственников, которые будут с ними жить.
 
Наименования могут формироваться автоматически, а могут прописываться вручную. Команда Айсорс в работе использует подход автоматической сборки. На наш взгляд, это максимально верный путь.
 
С чего начать?

• Первый шаг – аудит бизнес-процессов. Нужно ответить на несколько вопросов: с какими справочниками работают сотрудники, как в них создаются записи, кто имеет к ним доступ.
• Второй – анализ качества используемых справочников. Он нужен для того, чтобы выбрать подход к нормализации. Многое зависит от качества контента.
• Третий – подготовка технического задания. Оно готовится после проведённого анализа и аудита. Иногда его готовит исполнитель.
• Четвёртый – разработка методики и классификатора.
• Пятый – оценка объёмов. Нужно критически посмотреть на номенклатуру справочников и определить, какие из позиций не используются, чтобы не делать лишнюю работу.
• Шестой – нормализация параметрических шаблонов. Есть три варианта – наследовать из отрасли и скорректировать под себя, взять готовые (у нас более 50 000) или создать новые.
• Седьмой – нормализация: самый длительный процесс. При 150 000 позиций в справочнике горизонт качественной обработки – порядка 6 месяцев.
• Восьмой – разработка инструкций по работе со справочником: определяются ответственные, уровень сервиса, правила аудита и проверок, определение бизнес-владельца, структуры и тех, кто технически будет со справочником работать.
• Последний этап – приказы о вводе в эксплуатацию, если внедрялась MDM-система, то её необходимо поставить на баланс.

 
Нормализация – это навсегда, это непрерывный процесс. В компании нужен методолог, который понимает внутренние процессы.
 
Нормализация – это про результат: нужно чётко осознавать и понимать, что хотим видеть. Нельзя просто следовать модному веянию.
 
Сильная команда – сильный результат. Перед выбором экспертов для проекта создания и поддержки справочника нужно проводить интервью, изучать результаты предыдущих работ команды. Важно, чтобы были эксперты, которые работали в релевантных отраслях, имели узкоспециализированный опыт.
 
Опыт Айсорс
Основные проекты, которые делает команда Айсорс, – это нормализация справочников МТР и услуг.
Чаще всего к нам обращаются клиенты, у которых совсем нет справочников, либо те, кому нужно усилить команду в период внедрения. Часто это клиенты, с которыми мы уже работали и создавали для них справочник.
Основная работа заключается в том, чтобы правильно и эффективно переработать, структурировать огромный массив данных. Самый маленький справочник, с которым работала команда Айсорс – это 20 000 позиций, средний – это 400-500 000 позиций, огромные проекты – за 1 млн позиций.
В нашей команде – узкоспециализированные специалисты. Многие вопросы закрывают инженеры-проектировщики.